Integrace, konsolidace a čištění dat snadno a rychle

Data jsou živnou mízou každé firmy. Bez dat o distribuci, zákaznících, výrobě či stavu skladu se dnes podnikat nedá. V drtivé většině jde již o data digitální, a jejich správné vytěžení, analýza a využití je klíčovým aspektem růstu firmy. 

Jenže co když jsou data dodávaná od spolupracujících firem ve stylu každý pes jiná ves, tedy v různých formátech, s chybami či jsou neúplná? Co když jsou bez vynaložení ohromného lidského úsilí na opravy nepoužitelná? Přesně tenhle problém řešili ve farmaceutické firmě Zentiva a MULTIMA jim ho pomohla zvládnout díky implementaci systému HAWAII.

O co konkrétně jde?

Obchodní oddělení společnosti Zentiva potřebuje pro svá rozhodování, reporting a stanovování a vyhodnocování cílů velmi přesná data. Dosáhnout takové kvality dat, která zabezpečí spolehlivou analýzu prodejů je velmi obtížné. Obzvláště komplikované je to v prostředí, kdy dochází k agregaci dat ze zdrojů, které nemá sama společnost pod kontrolou. A to je bohužel případ hlášení distributorů o prodejích léčiv svým zákazníkům, popř. o stavu zásob jejich skladů, která patří mezi základní data pro vyhodnocování prodejů.

Z těchto dat těží supply chain, který je schopný kontrolovat zásoby produktů v distribuční síti a může tak operativně reagovat jak na aktuální, tak i na plánovaný vývoj prodejů. Velmi důležitá jsou tato data také pro obchodní oddělení, které na jejich základě vyhodnocuje naplánovaná KPI.

Každý z distributorů má svá vlastní kmenová a prodejní data, která jsou jednoznačně označena svými identifikátory. V izolovaném prostředí jedné společnosti je takovýto způsob identifikace naprosto dostačující. K problémům ovšem dochází při výměně dat mezi různými společnostmi. Naplno se problém párování dat projevil právě v případě distributorských hlášení do centrálního systému Zentivy.

„Single Version of the Truth“

Velmi dobře je tento problém vidět na identifikaci prodávaných produktů. V interních systémech distributorů jsou produkty uváděny pod jinými identifikátory a jinými názvy než v interních systémech Zentivy. Pouhým sehráním dat od různých distributorů by tedy došlo k tomu, že vznikne nepřehledná sada záznamů, kdy jeden skutečný produkt z portfolia Zentivy se ve výsledných reportech objeví v několika verzích. Tuto situaci řeší systém HAWAII několikastupňovým automatickým párováním produktů z dat distributora na kmenová data Zentivy. V případě, že automatické párování dat není úspěšné a nepodaří se najít odpovídající produkt, pak má operátor k dispozici webovou aplikaci, ve které provede „ruční“ párování záznamů. Ručním spárováním dat vzniká pevná vazba (můstek) a v budoucnu je takto přijatý produkt vždy spárován automaticky. Výsledkem párování jsou tedy hlášení distributora svázaná s jedním konkrétním produktem Zentivy. Analogicky tento mechanismus funguje i pro zákazníky distributorů, u kterých velmi často dochází k nesouladu v jejich názvech a adresách.

Získávání a zpracování dat

Další problematickou oblastí je zpracování zdrojových dat jednotlivých hlášení, které se podobně jako u identifikace produktů nebo zákazníků liší u jednotlivých distributorů. Systém HAWAII se musí vypořádat se zpracováním dat, která přichází e-mailem v různých formátech (excel, csv, dbf …). U každé zprávy je nutné odlišit distributora, od kterého zpráva přichází, identifikovat formát zdrojových dat a převést data do jednotného formátu, který je vhodný pro další zpracování.

Vyčištěná data jsou k dispozici pro další systémy přes API rozhraní. Primárním konzumentem vyčištěných dat je centrální datový sklad.

Závěr

Systém HAWAII nahrazuje časově náročnou lidskou práci, která je navíc často náchylná k chybám. Řešení je ve společnosti Zentiva velmi dobře vnímáno a ze systému, který byl původně určen pouze pro obchodní oddělení v České republice a na Slovensku se stal globální systém, který je postupně adoptován i v dalších zemích (Francie, Itálie, Rumunsko, Pobaltské země …).