INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V MULTIMA a.s., IČO: 25056051, se sídlem Radlická 714/113a, Jinonice, 158 00 Praha 5 (dále jen „MULTIMA“ nebo jen „my“), věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, na základě jakého právního důvodu, k jakým účelům je používáme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva.

 

A. Kdo určuje, jak budou osobní údaje zpracovávány?

 

Určujeme, za jakým účelem a jakými prostředky budou vaše osobní údaje zpracovávány, tedy zejména shromážděny, zaznamenány, tříděny a popř. zpřístupněny, a také za řádné provádění takového zpracování vašich osobních údajů odpovídáme.

Tato naše úloha vyplývá z našeho postavení správce osobních údajů, neboť našim zákazníkům poskytujeme komplexní ICT řešení (dále společně jen „Služby“).

Za zpracování vašich osobních údajů odpovídáme a můžete u nás vykonávat svá práva týkající se zpracování vašich osobních údajů, která Vám náleží z titulu vašeho postavení subjektu údajů a která jsou blíže popsána v části F. „Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?“. Dále nás můžete také kdykoliv kontaktovat s dotazem ohledně zpracování vašich osobních údajů, a to způsobem uvedeným v části G. „Jak můžete jednotlivá práva uplatnit?“. Do zpracování vašich osobních údajů mohou být zapojeny další osoby včetně správců a zpracovatelů osobních údajů, které jsou uvedeny v části E. „Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?“.

 

 

B. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Je pro nás důležité, abyste věděli, jaké osobní údaje o vás můžeme zpracovávat.

1. Identifikační údaje

Především jméno, příjmení a v některých případech i datum narození jsou pro nás důležité, abychom měli jistotu, že kontaktujeme skutečně tu správnou osobu.

2. Kontaktní údaje

Zejména e-mail, telefonní číslo, poštovní adresa, případně fax  jsou nezbytné k tomu, abychom Vám byli schopni naši komunikaci doručit. Vaše kontaktní údaje potřebujeme také k tomu, abychom mohli zpracovat vaši objednávku a poskytovat vám Služby. Tyto údaje nám můžete poskytnout také skrze formuláře na našem webu.

3. Údaje o využívání Služeb a o parametrech poskytovaných služeb

V případě, že jste našim zákazníkem, zpracováváme osobní údaje související s vašim používáním Služeb.

4. Záznamy vzájemné komunikace

Zpracováváme taktéž osobní údaje, které mohou vzniknout při naší vzájemné komunikaci.

C. Doba, účel a právní základ pro zpracování

 

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a plnění smluv, a to na základě plnění smlouvy, je-li zákazník fyzickou osobu, nebo na základě našeho oprávněného zájmu na plnění takové smlouvy, jde-li o fyzickou osobu, která zákazníka zastupuje, a to po dobu trvání předmětné smlouvy.

Pro účely vnitřních administrativních potřeb, tvorby statistik a evidencí zpracováváme osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné evidence uzavřených smluv se zákazníky, a to po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 10 let po ukončení účinnosti smlouvy.

Vaše osobní údaje zpracováváme také za účelem zasílání newsletterů a obchodních sdělení týkajících se Služeb nebo k poskytování zákaznické podpory, a to na základě našeho oprávněného zájmu nebo vašeho souhlasu. Pro tento účel jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání předmětné smlouvy a následně po dobu 3 let od jejího skončení nebo do doby, než je odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů, nejdéle však po dobu 5 let.

V souvislosti s poskytováním Služeb zpracováváme vaše osobní údaje také za účelem ochrany našich právních nároků a ochrany majetku a osob, a to na základě našeho oprávněného zájmu. Pro tyto účely vaše osobní údaje zpracováváme nejdéle po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 10 let po ukončení účinnosti smlouvy.

Zpracování vašich osobních údajů je také nezbytné pro plnění obecných zákonných povinností, zejména v oblasti daňové a účetní, a to na základě právní povinnosti, která se na nás vztahuje. Jedná se o údaje, které primárně musíme sbírat, vyhodnocovat a uchovávat po stanovenou dobu, protože jde o plnění naší zákonné povinnosti. Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

D. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

 

Vaše osobní údaje získáváme přímo od Vás tím, že nám je vyplníte na příslušných formulářích a ve smluvní dokumentaci. Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou veřejné evidence (např. insolvenční rejstřík nebo evidence exekucí), a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.

 

 

E. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

 

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Vaše osobní údaje obecně nepředáváme dalším správcům. Výjimkou jsou případy, kdy budeme povinni tyto údaje předat na základě zákona (zejména orgánům daňové správy, soudům a policii při výkonu jejich zákonných pravomocí), a případy, kdy budeme tyto údaje pro dosažení výše uvedených účelů předávat státním orgánům či třetím osobám (zejména osobám poškozeným protiprávním jednáním).

Do zpracovávání zapojujeme také další subjekty v pozici zpracovatelů, kteří zpracovávají osobní údaje pro naši společnost a dle našich instrukcí. Jde zejména o:

• poskytovatele informačních systémů a technické infrastruktury;
• marketingové agentury.

Všichni zpracovatelé jsou zavázáni zpracovatelskou smlouvou k plnění požadavků dle právních předpisů na ochranu osobních údajů, zejména k ochraně vašich osobních údajů.

 

 

F. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

 

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu před jeho odvoláním.

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděli v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, máte právo k nim získat přístup. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

1. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali.
2. Využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme.
3. Ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

1. splnění naší právní povinnosti;
2. účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely; nebo
3. určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit, jestliže:

1. popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
2. Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
3. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků; nebo
4. vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše osobní údaje přestaneme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které vedeme v listinné podobě.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

 

 

G. Jak můžete jednotlivá práva uplatnit?

 

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktů:

1. E-mailem na: info@multima.cz
2. Písemně na adrese: Radlická 714/113a, Jinonice, 158 00 Praha 5

Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.