,Automatické vyčtení důležitých informací z účtenky vyfocené mobilem, přijaté faktury, či třeba z jiného dokumentu výrazně urychlí jak schvalování, tak další vyhodnocení a zpracování informací. V tomto článku o využití umělé inteligence (AI) si ukážeme konkrétní příklad a jak jednoduše to může fungovat.
Pochopí co je obsahem
Jedním ze scénářů využití strojového učení, formy umělé inteligence, je digitalizace dokumentů. Klasické skenování a rozpoznání textu (OCR) už nikoho neohromí. Nicméně zkombinujte jej s NATHAN AI, modelem na bázi neuronové sítě, a máte před sebou nástroj, který vám dokáže z dokumentu „vytáhnout“ klíčové informace, potřebné pro další automatické zpracování. Příkladem může být právě třeba faktura či účtenka. Nástroj na bázi umělé inteligence si příslušný dokument přečte a na základě dříve získaných zkušeností sám najde informace jako IČO a podrobnosti dodavatele, datumy, částky, položky a další klíčové informace. Tato data pak může návazný systém rovnou automaticky použít pro zahájení procesu schvalování či automatického zaúčtování. Podobně to může fungovat i s dalšími typy dokumentů jako jsou objednávky, dodací listy či smlouvy.
Vyfotit a poslat
Zůstaňme ale zatím u příkladu faktur a účtenek. Přestože existují technologie pro výměnu dat jako EDI či ISDOC, stále řada faktur do společnosti přichází buď papírově, nebo jako obyčejné PDF nebo obrázek. A to nemluvíme o účtenkách. V praxi se s nimi setkáváme často, speciálně u drobného materiálu. Účtenky a někdy i faktury je pak potřeba doručit do účtárny ke zpracování, včetně schválení, přepsání do ekonomického systému a zaúčtování. To bere čas, způsobuje zpoždění a případně i může být i zdrojem chyb, nemluvě o tom, že se v celém procesu mohou některé doklady ztratit. Proto jsou k dispozici aplikace, které toto zjednodušují – účtenku či fakturu tak stačí vyfotit aplikací na mobilním zařízení a příslušný doklad je tak odeslán k dalšímu zpracování okamžitě. Často je pak ale potřeba přepsat, vyplnit informace z účtenky manuálně do systému. Umělá inteligence to však mění.
Vytáhne data, není třeba přepisovat
Aplikace využívající strojové učení na bázi neuronových sítí umí data přečtená z faktury či účtenky rozpoznat i obsahově. Přesně tedy vytáhne konkrétní informace a ty pak předá do příslušných políček v aplikaci pro schvalování či zaúčtování dokladu. Není tedy třeba nic přepisovat, ani určovat která informace patří do kterého políčka.
Automatické zpracování
Následně pak může dojít i k automatickému zpracování, které je založeno na kombinaci pravidel a učícího se algoritmu. Můžeme tedy nastavit určitá pravidla pro kontrolu (shoda s objednávkou, dodavatel a zboží), pro automatické schválení a následně i pro zaúčtování (typ dodávky, částka, pořizovatel). Dokumenty, které neprojdou automatickým zpracováním je sice nutné zpracovat ručně, ale systém si toto zpracování zapamatuje a učí se, jak stejné či podobné situace řešit příště. Během relativně krátké doby tak odpadá až 90% práce se zpracováním doručených účetních dokladů.
Zjednodušení práce a úspora nákladů
Zrychlení zpracování dokladů a tím i lepší cash flow díky včasnějšímu vyúčtování víceprací a nákladů klientovi. Úspora a zjednodušení práce specialistům, manažerům a účetním díky odpadajícímu přepisování dat z účtenek a faktur. Eliminace chyb při zpracování či ztrát dokumentů. To jsou některé přínosy moderního zpracování účetních dokladů pomocí umělé inteligence.
Není nutné měnit své procesy a systémy
Láká vás využití umělé inteligence, ale bojíte se, že to bude složité? Nemusíte. Ani nemusíte ve většině případů měnit své stávající systémy. Modul pro vytěžení dat z dokumentu se jednoduše připojí k vašim stávajícím aplikacím. A že vám chybí například mobilní aplikace pro skenování dokladů? Opět není problém použít externí aplikaci a použít ji ve spolupráci s vašimi systémy.